Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat den Anwendungserlass zur Einzelaufzeichnungspflicht bei der Buchführung veröffentlicht. Damit reagiert das Ministerium auf eine Gesetzesänderung, die am 29.12.2016 in Kraft getreten ist und die insbesondere für Kasseneinnahmen Bedeutung hat.

Hintergrund: Für die Buchführung gelten grundsätzlich die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wie z. B. die Pflicht zur vollständigen, zeitgerechten, richtigen und geordneten Aufzeichnung. In jüngerer Zeit ist die Frage aufgeworfen worden, ob zu diesen Grundsätzen auch die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gehört. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat dies in einer grundlegenden Entscheidung für bilanzierende Unternehmer bejaht. Der Gesetzgeber hat daraufhin die Einzelaufzeichnungspflicht ausdrücklich in den Pflichtenkatalog für Unternehmer aufgenommen.

Die Kernaussagen des BMF:

• Die Einzelaufzeichnungspflicht erfordert die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach dessen Abschluss. Die Aufzeichnung muss sich zum einen auf die Gegenleistung und auf den Inhalt des Geschäfts beziehen.
  
  Hinweis: Im Einzelnen erfordert dies Aufzeichnungen zum verkauften Artikel, zum Endverkaufspreis, zum Umsatzsteuersatz, zu einem gewährten Rabatt, zum Zeitpunkt (Datum) und zur Anzahl der verkauften Artikel. Eine Pflicht zur Einzelbuchung besteht hingegen nicht.
• Zum anderen ist auch grundsätzlich der Name des Geschäftspartners aufzuzeichnen.
  
  Hinweis: Allerdings beanstandet es das BMF nicht, wenn die Kundendaten nicht aufgezeichnet werden, sofern dies zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls nicht erforderlich ist. Insbesondere bei alltäglichen Bargeschäften im Einzelhandel oder im Taxigewerbe wird die Aufzeichnung der Kundendaten nicht erforderlich sein.
• Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt sowohl bei Verwendung elektronischer Registrierkassen bzw. PC-Kassen als auch bei offenen Ladenkassen, d. h. bei Kassen, die ohne technische Hilfsmittel eingesetzt werden (z. B. Geldkassette, Schuhkarton).
  
  Hinweis: Kommt es bei Nutzung einer elektronischen Registrierkasse zu einem Stromausfall oder zu einem technischen Defekt, dürfen die Aufzeichnungen in Papierform vorgenommen werden.
• Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht bestehen bei Unzumutbarkeit. Dies ist z. B. der Fall, wenn eine offene Ladenkasse verwendet wird und eine Vielzahl von Waren an nicht bekannte Personen verkauft werden (z. B. beim Zeitungshändler oder dem Bierverkäufer im Stadion); es kommt nicht darauf an, ob der Unternehmer seine Kunden namentlich kennt. Erleichterungen gibt es auch bei der Verwendung einer elektronischen Waage.
• Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich auch für Dienstleistungen, die an eine Vielzahl von Personen erbracht werden, wie z. B. bei Friseuren. Voraussetzung ist aber auch hier, dass lediglich eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Hinweis: Das BMF-Schreiben enthält weitere Erläuterungen zu den Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse, die allerdings den bisherigen Grundsätzen entsprechen.

Nach Auffassung des BMF gilt die Einzelaufzeichnungspflicht auch für Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Das Gesetz ist insoweit allerdings nicht eindeutig.

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